Từ vựng tiếng Anh cho công việc văn phòng: 50 từ thiết yếu

Năm mươi từ, năm tình huống, không xếp theo bảng chữ cái

Tiếng Anh công sở lặp đi lặp lại đến mức đáng ngạc nhiên, nên bạn không cần vốn từ rộng, chỉ cần vốn từ đúng chỗ. Năm mươi từ dưới đây được chia thành năm nhóm, mỗi nhóm đúng mười từ, và gom theo tình huống chứ không theo thứ tự bảng chữ cái — vì lúc cần xin thêm thời gian, não bạn sẽ lục theo tình huống "đang xin gia hạn" chứ không lục theo một danh sách xếp theo vần.

Nhóm 1 — Email và tin nhắn công việc (10 từ)

Với dân văn phòng Việt Nam, email thường là chỗ đầu tiên phải va với tiếng Anh, nên bắt đầu từ đây là hợp lý nhất. attach (đính kèm file) — "I have attached the revised contract for your review." Nhiều người quen nói send file, nhưng attach mới là từ chuẩn khi nói về tệp gửi kèm. please find attached (xin xem tệp đính kèm, cách mở đầu trang trọng) — "Please find attached the meeting notes from last Friday." forward (chuyển tiếp) — "Could you forward that email to the finance team?" CC (gửi bản sao để người khác đọc cho biết; biến thể BCC là bản sao ẩn, người nhận khác không thấy) — "I will CC my manager so she stays in the loop."

Sáu từ còn lại thiên về chuyện hứa hẹn và duy trì liên lạc. follow up (theo dõi tiếp, nhắc lại việc chưa xong) — "I will follow up with the client tomorrow." Đây là từ cực kỳ hữu dụng vì nó lịch sự hơn hẳn việc hỏi thẳng tại sao chưa trả lời. get back to you (phản hồi lại sau) — "Let me check with the team and get back to you by Wednesday." at your earliest convenience (khi anh/chị sắp xếp được, mang nghĩa gấp nhưng nói khéo) — "Please send the signed copy at your earliest convenience." reach out (chủ động liên hệ) — "Feel free to reach out if anything is unclear." loop in (kéo thêm ai đó vào cuộc trao đổi) — "Let me loop in Nam since he handled this last quarter." regards (trân trọng, dùng để kết thư) — "Best regards, Linh."

Một lưu ý về cách dùng thực tế. Ở công ty có sếp người nước ngoài, email nội bộ thường ngắn hơn bạn tưởng, và lạm dụng những cụm quá trang trọng lại phản tác dụng. Cụm please find attached chỉ nên để dành cho thư gửi khách hàng, đối tác hoặc bộ phận pháp chế; với đồng nghiệp cùng phòng, viết đơn giản là đủ tự nhiên và thân thiện. Tương tự, at your earliest convenience nghe rất lịch sự nhưng nếu việc thực sự gấp thì hãy nói thẳng mốc giờ thay vì để người nhận tự đoán. Về CC, quy tắc bất thành văn là chỉ đưa vào những người thực sự cần biết, bởi cứ CC cả phòng cho an toàn là thói quen khiến hộp thư của mọi người quá tải.

Nhóm 2 — Họp hành và trao đổi trực tuyến (10 từ)

Họp online với đối tác Singapore hay Ấn Độ là chuyện thường ngày ở nhiều công ty Việt, và đây là nhóm từ khiến người mới hoảng nhất vì phải nghe hiểu theo thời gian thực. agenda (chương trình họp) — "Can you send the agenda before the call?" minutes (biên bản họp, luôn ở dạng số nhiều) — "I will take the minutes and share them this afternoon." Rất nhiều người Việt nhầm minutes ở đây với phút đồng hồ, dẫn tới hiểu sai cả câu. Tôi nằm trong số đó. Buổi họp online đầu tiên với một đối tác Singapore, nghe họ nói sẽ take the minutes, tôi gật đầu rồi ngồi im chờ mấy phút giải lao; mãi đến lúc file biên bản rơi vào hộp thư mới hiểu mình vừa hiểu nhầm chuyện gì. reschedule (dời sang thời điểm khác, có ngày giờ mới) — "Can we reschedule to Thursday at 3?" postpone (hoãn lại, chưa chốt ngày mới) — "The kickoff has been postponed until further notice." Phân biệt hai từ này để nói đúng điều mình muốn.

Sáu từ còn lại xoay quanh cách điều hành và kết thúc cuộc họp. run a meeting (chủ trì cuộc họp) — "Trang will run the meeting while I am on leave." take the floor (nhận lượt phát biểu) — "I would like to take the floor for two minutes." on the same page (hiểu giống nhau, thống nhất quan điểm) — "Let us make sure we are all on the same page before we start." action item (đầu việc cụ thể được giao sau họp) — "There are three action items from today." circle back (quay lại bàn tiếp sau) — "We are running out of time, so let us circle back on pricing next week." wrap up (kết thúc, tóm lại) — "Let us wrap up here and continue over email." Khi bạn nghe thấy wrap up nghĩa là cuộc họp sắp xong, đó là lúc chốt lại phần việc của mình chứ đừng im lặng cho qua.

Nhóm 3 — Deadline và tiến độ dự án (10 từ)

Nhóm từ này quyết định việc sếp có tin bạn kiểm soát được công việc hay không. deadline (hạn chót) — "The deadline for the first draft is next Monday." milestone (cột mốc quan trọng của dự án) — "We hit the first milestone two days early." deliverable (sản phẩm bàn giao, thứ cụ thể bạn phải nộp) — "The final deliverable is a 20-page report and a demo video." Người Việt hay nói kết quả chung chung, trong khi đối tác nước ngoài luôn muốn biết chính xác deliverable là cái gì, dạng file nào, bao nhiêu trang. on track (đúng tiến độ) — "The migration is on track for a July launch." behind schedule (chậm tiến độ) — "We are about a week behind schedule on testing." Báo chậm sớm luôn được đánh giá cao hơn giấu đến phút chót.

Năm từ còn lại dùng để nói về khối lượng công việc một cách chuyên nghiệp. bandwidth (khả năng nhận thêm việc, nghĩa bóng của băng thông) — "I do not have the bandwidth to take on another project this month." Đây là cách từ chối lịch sự và rất phổ biến trong công ty đa quốc gia. workload (khối lượng công việc) — "Her workload doubled after the restructure." prioritize (sắp xếp thứ tự ưu tiên) — "We need to prioritize the client-facing bugs first." scope (phạm vi công việc) — "That request is outside the scope of this phase." Câu này cứu bạn khỏi việc bị giao thêm việc miễn phí. ETA, viết tắt của estimated time of arrival (thời gian dự kiến hoàn thành) — "What is the ETA on the design files?" Trả lời ETA bằng một ngày cụ thể luôn tốt hơn nói soon, vì soon với người Việt là vài ngày còn với sếp nước ngoài có thể là chiều nay.

Nhóm 4 — Báo cáo và số liệu (10 từ)

Khi phải trình bày báo cáo bằng tiếng Anh, vốn từ tài chính cơ bản là thứ không thể thiếu, dù không làm kế toán. revenue (doanh thu) — "Revenue grew 12 percent compared to last year." expense (chi phí) — "Marketing expenses were higher than planned." budget (ngân sách) — "We are still within budget for this quarter." invoice (hóa đơn, đề nghị thanh toán) — "Please send the invoice to accounts payable by the fifth." quarter (quý, viết tắt Q1 đến Q4) — "We will review the numbers at the end of Q3." forecast (dự báo) — "The sales forecast for next quarter looks conservative."

Bốn từ còn lại liên quan tới cách mô tả con số. figures (các con số, số liệu) — "Could you double-check these figures before we present?" breakdown (bảng phân tích chi tiết theo từng hạng mục) — "Can you give me a breakdown by region?" Đây là từ bạn sẽ nghe rất nhiều khi sếp muốn xem sâu hơn. margin (biên lợi nhuận) — "Our margin dropped after the shipping costs went up." KPI, viết tắt của key performance indicator (chỉ số đánh giá hiệu quả) — "Response time is one of our main KPIs this year." Một mẹo nhỏ khi trình bày: luôn ghép động từ increase hoặc decrease với một trạng từ chỉ mức độ như slightly, steadily, sharply. Nói revenue increased sharply nghe chuyên nghiệp hơn nhiều so với chỉ nói revenue is up.

Khi trình bày số liệu trong buổi họp trực tuyến, có ba thói quen nhỏ làm đỡ lúng túng hẳn. Thứ nhất, đọc số lớn theo cách của người bản ngữ và tập trước ở nhà, vì đơn vị hàng nghìn và hàng triệu rất dễ vấp khi nói nhanh. Thứ hai, luôn nêu mốc so sánh trước rồi mới nêu con số, kiểu như so với cùng kỳ năm ngoái thì doanh thu tăng bao nhiêu, bởi một con số đứng trơ trọi không nói lên điều gì cả. Thứ ba, chuẩn bị sẵn một câu để xin thời gian kiểm tra lại khi bị hỏi bất ngờ về chi tiết mà bạn chưa nắm chắc. Thà xin kiểm tra rồi trả lời sau còn hơn đoán bừa một con số.

Nhóm 5 — Giao tiếp với đồng nghiệp và sếp (10 từ)

Nhóm cuối cùng tinh tế nhất vì nó dính tới quan hệ con người và thứ bậc trong công ty. feedback (nhận xét, góp ý) — "Thanks for the feedback, I will revise the deck tonight." approve (phê duyệt) — "The budget was approved this morning." sign off (ký duyệt lần cuối, chốt) — "We cannot launch until legal signs off." escalate (đẩy vấn đề lên cấp cao hơn) — "If the vendor does not reply by Friday, we will have to escalate this." Từ escalate nghe hơi căng nhưng thực ra rất trung tính trong môi trường quốc tế: nó chỉ có nghĩa là chuyển lên người đủ thẩm quyền quyết định chứ không phải tố cáo ai. delegate (giao việc cho người khác) — "A good manager knows how to delegate."

Năm từ còn lại dành cho những tình huống hằng ngày. take over (tiếp quản công việc của ai đó) — "Can you take over the account while I am away?" cover for (làm thay tạm thời, trực hộ) — "Hoa is covering for me during my annual leave." heads-up (báo trước, nhắc trước) — "Just a heads-up, the client may call you directly this afternoon." Cụm này cực kỳ tự nhiên, dùng một lần là tiếng Anh của bạn nghe đỡ sách vở hẳn. touch base (trao đổi nhanh, cập nhật ngắn) — "Let us touch base on Monday morning." out of office, thường viết tắt là OOO (vắng mặt, không ở công ty) — "I will be out of office from the 10th to the 14th."

Ba lỗi lịch sự khiến email của bạn nghe như ra lệnh

Lỗi phổ biến nhất không nằm ở từ vựng mà ở độ lịch sự. Rất nhiều người viết email chỉ vỏn vẹn Please check, vì trong đầu đang dịch từ câu anh xem giúp em nhé. Với người bản ngữ, Please check cụt lủn nghe như ra lệnh. Hãy viết Could you please take a look when you have a moment?

Lỗi thứ hai là mở đầu bằng Dear Sir hoặc Dear Sir or Madam — cách xưng hô đã lỗi thời và còn rủi ro vì đoán sai giới tính người nhận. Nếu biết tên, dùng Hi Michael hoặc Dear Ms. Tan; nếu không biết, dùng Hello hoặc Dear Hiring Team. Lỗi thứ ba là dịch thẳng tôi sẽ cố gắng thành I will try my best; câu này trong tai người nước ngoài nghĩa là bạn không chắc làm được. Nếu chắc chắn, hãy nói I will have it ready by Thursday. Câu kia tôi trả giá một lần rồi: một trung tâm hỏi tôi có kịp soạn xong bộ giáo trình trước thứ Năm không, tôi đáp I will try my best cho khiêm tốn, và sáng hôm sau họ nhắn đã nhờ người khác làm.

Vài cái bẫy nhỏ khác

Đừng nói I will inform to you, vì động từ inform không đi với to. Đừng dùng Noted thay cho cả câu trả lời vì nó khô khốc, hãy thêm Noted, thanks for the update. Và cẩn thận với urgent: người Việt gắn chữ gấp vào mọi email, nhưng chữ đó mất hiệu lực rất nhanh nếu dùng thường xuyên, và đến lúc thực sự cần thì không ai phản ứng nữa. Thay vào đó hãy nêu rõ mốc thời gian, ví dụ Need your input before 4pm today. Nguyên tắc chung là người bản ngữ chuộng câu hỏi mềm và mốc thời gian cụ thể, còn người Việt lại quen câu mệnh lệnh ngắn và từ nhấn mạnh.

Cách để 50 từ này thành từ của bạn

Đừng cố nhớ 50 từ trong một buổi. Cách hiệu quả nhất là học theo cụm tình huống, mỗi ngày một nhóm, và gắn từ mới vào chính công việc đang làm. Sáng mai khi viết email, hãy cố ý dùng ba từ trong nhóm 1; chiều họp thì dùng agenda và action item. Từ nào bạn thực sự nói ra miệng hoặc gõ ra màn hình mới là từ của bạn, còn từ nằm trong sổ tay thì mãi mãi là từ đi mượn.

Một mẹo nữa là ghi mỗi từ kèm nguyên câu ví dụ chứ đừng ghi từ đơn lẻ, vì não người nhớ ngữ cảnh tốt hơn nhớ nghĩa. Sau đó ôn lại theo lịch ngắt quãng: một ngày, ba ngày, một tuần, rồi một tháng. Với nhịp đó, sau vài tuần bạn sẽ thấy mình gọi ra được phần lớn số từ này mà không phải dừng lại tra cứu — và đó mới là lúc danh sách kết thúc nhiệm vụ của nó.